Privacyreglement Tram 13

Uw privacy is belangrijk voor ons.

Privacy en cliëntgegevens conform de AVG Wetgeving

De Wet Bescherming Persoonsgegevens regelt de verplichtingen van de persoon of de instantie die een persoonsregistratie opzet en gebruikt. Deze wet is daarom richtinggevend voor de dienstverlening van Tram 13. In onderstaand privacyreglement staat aangegeven hoe men binnen Tram 13 omgaat met schriftelijke gegevens over en van cliënten, hoe deze gegevens worden opgeslagen, hoe ze worden beveiligd en wie er wel en niet inzage heeft in deze gegevens en over de rechten van cliënten ten aanzien van de over hen opgeslagen gegevens.

Deze hebben we getracht zo helder en toegankelijk mogelijk te maken. De verklaring is vindbaar op onze website www.Tram 13 .nl en wij verwijzen ernaar in onze mailberichten. Iedere nieuwe kandidaat, coachee of organisatie wordt bij de start geïnformeerd over de inhoud van de privacyverklaring.

Privacyreglement en de rechten van de cliënt

Als iemand zich aanmeldt voor coaching of een training bij Tram 13 worden diens gegevens vastgelegd voor zover deze voor de begeleiding van belang zijn. Aan de cliënt wordt kenbaar gemaakt dat deze gegevens uitsluitend zullen worden gebruikt voor de begeleiding tijdens het traject. Er wordt geen informatie van de cliënt verstrekt aan derden (ook niet aan de werkgever) zonder uitdrukkelijke toestemming van de cliënt.

  • Voor- en achternaam, telefoonnummer, e-mailadres;

Deze gegevens worden opgevraagd of verkregen via onze opdrachtgever om contact met je op te nemen zodat we de aangevraagde dienstverlening kunnen uitvoeren. In sommige gevallen is onze klant een particulier en levert men zelf persoonsgegevens aan. De gegevens kunnen o.a. leiden naar de inzet van een individueel begeleidingstraject, een adviestraject inclusief of exclusief assessment of een teamtraining. We gebruiken je naam en contactgegevens logischerwijs om contact te onderhouden en je te informeren over relevante, aan de diensten/begeleiding gerelateerde zaken. We sturen je via de mail uitkomsten toe van gemaakte assessments en nemen telefonisch contact op bij vragen. Tevens worden persoonsgegevens verwerkt in facturen, om de dienstverlening te declareren.

  • Assessment resultaten

Deze gegevens sturen wij jou na de afname in een pdf per mail toe. Tevens zorgen we ervoor dat de rapportages bij de eventuele opdrachtgever terecht komen. We laten jou weten naar welke persoon de resultaten worden toegezonden en voor het assessment krijg je nog gelegenheid bezwaar te maken tegen verzending van de uitkomsten naar een opdrachtgever. Met de opdrachtgever sluiten we een verwerkersovereenkomst, waarin de privacy-gevoeligheid van de documenten wordt benadrukt en richtlijnen worden afgesproken over het gebruik van de persoonlijke gegevens. Die informatie die per mail bij ons binnenkomt slaan we zorgvuldig op. Telefonisch gedeelde informatie wordt niet schriftelijk vastgelegd.

Dossierinformatie

De gegevens van cliënten worden digitaal bewaard en zijn toegankelijk voor de begeleider van het traject en de directie van Tram 13. De informatie die digitaal is opgeslagen wordt beveiligd middels een wachtwoord.

Opname in klantenbestand

Persoonsgegevens (naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres) van klanten en opdrachtgevers worden opgeslagen in een CRM-systeem. Deze informatie wordt gebruikt voor de uitvoering van de dienstverlening, het maken van offertes en facturen. Deze wordt deze informatie gebruikt voor het verzenden van nieuwsbrieven. Klanten en opdrachtgevers worden zo geïnformeerd omtrent (wijzigingen in) de dienstverlening van Tram 13. Zij kunnen zich ten alle tijde uitschrijven voor het ontvangen van deze informatie.

Communicatie

Wanneer u e-mail of andere berichten naar ons verzendt, is het mogelijk dat we die berichten bewaren. Soms vragen wij u naar uw persoonlijke gegevens die voor de desbetreffende situatie relevant zijn. Dit maakt het mogelijk uw vragen te verwerken en uw verzoeken te beantwoorden. De gegevens worden opgeslagen op eigen beveiligde servers van Tram 13 of die van een derde partij. Wij zullen deze gegevens niet combineren met andere persoonlijke gegevens waarover wij beschikken

Bewaartermijn

Alle gegevens van cliënten en opdrachtgevers worden gedurende maximaal 2 jaar bewaard, zodat er bij eventuele vervolgtrajecten nog teruggegrepen kan worden op eerder verzamelde informatie. Mocht men eerder prijs stellen op vernietiging van deze persoonlijke gegevens, dan kan men daartoe een verzoek indienen, dat ten alle tijden zal worden ingewilligd.

Het recht op inzage van de gegevens

Een cliënt die zijn gegevens wil inzien, kan daartoe een verzoek indienen bij Romilde van Commenée als eigenaar en eindverantwoordelijke van Tram 13. De eindverantwoordelijke zorgt er binnen drie werkdagen gehoor wordt gegeven aan de wens van de cliënt.

Het recht op correctie van feitelijke onjuistheden

Als de cliënt van mening is dat er feitelijke onjuistheden in zijn dossier gegevens staan, heeft de cliënt het recht op correctie van die gegevens.

Het recht op verlenen van toestemming voor verstrekking van gegevens aan derden

Gegevens uit het dossier van een cliënt kunnen alleen aan derden (personen of instanties buiten Tram 13) worden verstrekt als de cliënt daartoe schriftelijke toestemming heeft verleend; dit geldt zowel tijdens de begeleidingsperiode als na de begeleidingsperiode (gedurende de bewaartermijn voor dossiers).

Registratie bijzonder persoonsgegevens

Door Tram 13 worden bijzondere persoonsgegevens niet vastgelegd. Wanneer het BSN wordt vastgelegd als dit door de wet is bepaald. Hiervan wordt de klant op de hoogte gesteld.

Bekendmaking Privacyreglement

Naar dit Privacyreglement van Tram 13 wordt verwezen bij aanvang van een traject bij Tram 13. Het reglement staat volledig vermeld op de website van Tram 13 (www.tram13.nl/privacyreglement). Een papieren versie van het document is ten alle tijden op aanvraag verkrijgbaar.

Beveiliging

Tram 13 neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt hiervoor passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Heb je desondanks de indruk dat jouw gegevens onvoldoende beveiligd zijn, jouw gegevens onjuist bewaard worden of zonder jouw toestemming worden verwerkt of gedeeld, neem dan contact op met ons via 06-53561606 of via info@tram-13.nl

Spanbroek, september 2018
Romilde van Commenée, directeur/eigenaar